Estos dos plazos afectan tu negocio en direcciones diferentes, y confundirlos genera una mala planificación en ambos lados. Entender la diferencia entre ellos es crítico para mantener clientes satisfechos, evitar sobrecostos de inventario y proteger tu flujo de caja.
Plazo de entrega del proveedor
El plazo de entrega del proveedor es el tiempo que tarda tu proveedor en entregar después de que realizas una orden. Esto determina con cuánta anticipación necesitas hacer nuevos pedidos para evitar agotar el inventario.
¿Por qué importa?
Este plazo afecta directamente tu capacidad de respuesta y tu gestión de inventario. Si tu proveedor tarda 30 días en entregar y no lo tienes en cuenta, podrías quedarte sin stock mientras esperas la siguiente orden.
Ejemplo práctico
Imagina que diriges una tienda de ropa en línea. Tu proveedor en el extranjero tiene un plazo de entrega de 45 días. Si vendes un promedio de 20 unidades diarias de un artículo popular y tu inventario actual es de 800 unidades, necesitas calcular cuándo hacer el siguiente pedido:
- Inventario actual: 800 unidades
- Venta diaria: 20 unidades
- Días de cobertura: 800 ÷ 20 = 40 días
- Plazo de entrega del proveedor: 45 días
En este caso, deberías hacer un nuevo pedido ahora, aunque todavía tengas inventario. Si esperas hasta que el stock llegue a niveles críticos, te quedarás sin productos durante 5 días.
Factores que afectan el plazo del proveedor
- Ubicación geográfica: Proveedores locales típicamente entregan en 3-7 días; proveedores internacionales pueden tardar 30-90 días
- Variabilidad estacional: Durante épocas de alta demanda (Black Friday, Navidad), los plazos pueden extenderse 10-20%
- Cantidad del pedido: Órdenes pequeñas a veces se retrasan; pedidos grandes pueden negociar entregas más rápidas
- Fiabilidad del proveedor: Algunos proveedores tienen variabilidad de ±5 días; otros de ±15 días
Plazo de entrega del cliente
El plazo de entrega del cliente es el tiempo que tardas en entregar a tu propio cliente después de que realiza una orden. Este es un compromiso que estás adquiriendo, y debe incluir el plazo de entrega del proveedor más tu propio tiempo de procesamiento y cumplimiento.
Los componentes que debes incluir
Tu plazo de entrega al cliente no es solo el plazo del proveedor. Debe considerar:
- Tiempo de procesamiento: 1-2 días para verificar el pedido, recopilar información de pago y preparación
- Plazo del proveedor: El tiempo que tarda tu proveedor en entregar a ti
- Tiempo de preparación y empaque: 1-3 días para inspeccionar, empacar y etiquetar
- Tiempo de envío al cliente: 2-7 días dependiendo del método de envío
- Buffer de seguridad: 2-5 días adicionales para retrasos inesperados
Ejemplo realista con números
Supongamos que operan una empresa de electrónica:
- Tiempo de procesamiento de pedido: 1 día
- Plazo de entrega del proveedor: 21 días
- Tiempo de inspección y empaque: 2 días
- Envío al cliente: 3 días
- Buffer de seguridad: 3 días
- Total: 30 días
Este es el plazo de entrega que debes prometer a tus clientes. Si prometes 20 días, estarás incumpliendo regularmente.
El error más común en la planificación
Muchos pequeños negocios cometen el error de ofrecer plazos de entrega al cliente que no dejan suficiente margen para la variabilidad del plazo de entrega del proveedor. Sin espacio buffer, un retraso incluso pequeño resulta en incumplimiento.
Datos sobre variabilidad
Según estudios de cadena de suministro, el 35-40% de los proveedores se retrasan ocasionalmente. Los retrasos promedio son de 5-10 días para proveedores internacionales y 1-3 días para locales. Sin un buffer adecuado, tu tasa de cumplimiento caerá rápidamente.
Impacto en la satisfacción del cliente
Un estudio de Forrester encontró que el 60% de los clientes están dispuestos a pagar más por entregas garantizadas. Al contrario, cada incumplimiento reduce la probabilidad de recompra en 25-30%.
Cómo optimizar ambos plazos
- Negocia con proveedores: Solicita plazos más cortos o establecimiento de alertas tempranas si habrá retrasos
- Diversifica proveedores: Tener dos proveedores para productos clave reduce el riesgo de retrasos únicos
- Automatiza pedidos: Usa software de gestión de inventario para disparar órdenes automáticamente basadas en niveles de stock
- Sé transparente: Comunica claramente el plazo de entrega esperado; esto reduce reclamaciones
- Monitorea en tiempo real: Rastrear órdenes del proveedor para detectar retrasos tempranamente
Entender y gestionar correctamente ambos plazos es fundamental para la viabilidad de tu negocio. Un pequeño error en la planificación se multiplica rápidamente en costos de inventario excesivo, pérdida de clientes o ambos.